Grundsätzlich gehen keine E-Mails verloren, wenn die Mailserver der beteiligten Provider (Absende-Mailserver bei Provider A und Empfangs-Mailsserver bei Provider B) “normal” eingerichtet sind.
Das bedeutet, die Mailserver müssen kommunikativ und nach allgemein anerkannten Regeln auf verschiedene Situationen reagieren. Situationen wie z.B. fehlerhafte, wiederholte oder verzögerte Zustellversuche oder überfüllte Postfächer sollte ein Mailserver automatisiert behandeln. Aber auch die Einhaltung der gesetzlichen Grundsätze wie z.B. keine Filterung, Löschung oder Annahmeverweigerung von Mails ohne Wissen des Kunden (Mail-Empfängers) sollte von den Betreibern erwartet werden.
Wenn die Mailserver also korrekt eingerichtet sind, dann wird jeder Absende- und Zustellversuch in Logfiles (oder auch “Zugriffsprotokollen”) erfasst und somit kann jede E-Mail nachverfolgt werden.
Was machen die Mailserver?
In der Regel sind bei einer Mailzustellung immer mindestens zwei Mailserver beteiligt. Der eine Mailserver nimmt die E-Mail vom Absender an und leitet sie an den Mailserver des Empfängers weiter.
Schematisch kann man den Mailversand nachfolgend darstellen:
- Kunde verschickt seine E-Mail über den Absende-Server (Postausgangs- oder SMTP-Server).
- Dieser Absende-Server nimmt den Kontaktversuch wahr und protokolliert dieses Ereignis in einem Logfile.
- Wenn die Verbindungsaufnahme und vollständige Übertragung erfolgreich war, dann wird dazu eine Information im Logfile hinterlegt. Manche Server sind auch so eingerichtet, dass z.B. Verbindungsabbrüche oder falsche Zugangsdaten ebenfalls erfasst werden.
- Die angenommene E-Mail wird vom Absende-Mailserver an den Empfänger-Server weitergeleitet. Dieser Weiterleitungsversuch wird im Logfile ebenfalls festgehalten.
- Sollten bei der Weiterleitung Probleme mit dem Empfänger-Server festgestellt werden, dann wird dieses Problem auch mit einem Eintrag in einem Logfile festgehalten.
- Wenn eine Weiterleitung an den Empfänger nicht gelingt, dann wird die Nachricht an den Absender zurückgeschickt mit einer – meist in englischer Sprache – Information, welches Problem aufgetreten ist. Probleme könnten z.B. sein, dass die Empfängeradresse nicht existiert (Tippfehler?), Postfach voll gelaufen ist und keine E-Mails mehr angenommen werden oder der Empfängerserver nicht erreichbar ist und zu einem späteren Zeitpunkt nochmal kontaktiert wird.
Auf der anderen Seite sieht der Mailempfang schematisch ungefähr so aus:
- Der Empfänger-Server nimmt einen Zustellungsversuch von einem Absende-Mailserver wahr. Dieser Versuch wird in einem Logfile erfasst und dem Absende-Mailserver wird eine Rückmeldung gegeben (z.B. eine Fehlermeldung oder eine Erfolgsmeldung) und im eigenen Logfile erfolgt ein Eintrag zu diesen Vorgang.
- Die angenommene E-Mail wird vom Empfänger-Server (Posteingangs- oder POP3-/IMAP-Server) dem Empfänger in sein Mailpostfach abgelegt oder weitergeleitet. Dieser Vorgang wird auch in einem Logfile festgehalten.
- Sobald der Empfänger mit seinem Mailprogramm einen Kontaktversuch zum Postfach bzw. Empfänger-Mailserver unternimmt, wird dieser Versuch auch in einem Logfile festgehalten.
- Das Abrufen und Herunterladen der E-Mail durch den Kunden wird ebenfalls in einem Logfile erfasst.
An zahlreichen Stellen können die Spuren einer E-Mail verfolgt werden, so dass ein “spurloses Verschwinden” im Internet nicht geben kann. Zumindest, wenn alles normal verläuft und die E-Mail über seriöse Server transportiert wird.
Durch zahlreiche Logfiles entsteht eine lückenlose Überwachung des Mailtransports. Diese Überwachung hört auf, wenn der Benutzer seine E-Mails abruft und vom Server löscht.
Wo entstehen aber die Schwierigkeiten?
Die Schwierigkeiten entstehen in dem Moment, wenn ein Mailserver nicht gemäß den im Internet festgelegten Standards (“RFC”s) entsprechend reagiert.
Weitere Möglichkeiten, die eine eindeutige Schuldzuweisung erschweren, sind:
- Mailserver ist schlecht eingerichtet und liefert keine Standardreaktionen, um Analysen endgültig zu treffen.
- Der Absende-Mailserver liefert die E-Mail nicht aus oder reagiert nicht auf Fehlermeldungen des Empfänger-Mailserver.
- Der Empfänger-Mailserver nimmt die E-Mail nicht an und gibt keine Meldung an den Absende-Mailserver.
- Der Empfänger-Mailserver verweigert aufgrund von Spamabwehr-Maßnahmen die Mailannahme – hier liegt die Verantwortung auf Seiten des Empfänger-Mailservers.
- Es gibt Probleme in der Verbindung zwischen dem Computer des Benutzers und des Mailservers.
- Es gibt Probleme auf dem Computer des Benutzers.
- E-Mails werden heruntergeladen und “verschwinden” im Netzwerk des Kunden oder auf dem Rechner des Benutzers.
- E-Mails, die angeblich gesendet wurden, erreichten das Internet bzw. den Absender-Mailserver nie.
- Heruntergeladene E-Mails verschwinden aufgrund von Firewall/Antivirus-Einsatz oder dem Einsatz selbsteingerichteter Filter in nicht erwartete Mail-Ordner/Ablagen.
Insgesamt gibt es also zahlreiche Ursachen, warum eine E-Mail nicht dahin kommt, wo sie hingehört.
Schlecht eingerichtete Mailserver sind zwar sehr schlimm und kommen sogar bei großen Betreibern vor. Aber darauf trifft man glücklicherweise nicht häufig.