Grundsätzlich gehen keine E-Mails verloren, wenn die Mailserver der beteiligten Provider (Absende-Mailserver bei Provider A und Empfangs-Mailsserver bei Provider B) “normal” eingerichtet sind.
Das bedeutet, die Mailserver müssen kommunikativ und nach allgemein anerkannten Regeln auf verschiedene Situationen reagieren. Situationen wie z.B. fehlerhafte, wiederholte oder verzögerte Zustellversuche oder überfüllte Postfächer sollte ein Mailserver automatisiert behandeln. Aber auch die Einhaltung der gesetzlichen Grundsätze wie z.B. keine Filterung, Löschung oder Annahmeverweigerung von Mails ohne Wissen des Kunden (Mail-Empfängers) sollte von den Betreibern erwartet werden.
Wenn die Mailserver also korrekt eingerichtet sind, dann wird jeder Absende- und Zustellversuch in Logfiles (oder auch “Zugriffsprotokollen”) erfasst und somit kann jede E-Mail nachverfolgt werden.
Was machen die Mailserver?
In der Regel sind bei einer Mailzustellung immer mindestens zwei Mailserver beteiligt. Der eine Mailserver nimmt die E-Mail vom Absender an und leitet sie an den Mailserver des Empfängers weiter.
Schematisch kann man den Mailversand nachfolgend darstellen:
Auf der anderen Seite sieht der Mailempfang schematisch ungefähr so aus:
An zahlreichen Stellen können die Spuren einer E-Mail verfolgt werden, so dass ein “spurloses Verschwinden” im Internet nicht geben kann. Zumindest, wenn alles normal verläuft und die E-Mail über seriöse Server transportiert wird.
Durch zahlreiche Logfiles entsteht eine lückenlose Überwachung des Mailtransports. Diese Überwachung hört auf, wenn der Benutzer seine E-Mails abruft und vom Server löscht.
Wo entstehen aber die Schwierigkeiten?
Die Schwierigkeiten entstehen in dem Moment, wenn ein Mailserver nicht gemäß den im Internet festgelegten Standards (“RFC”s) entsprechend reagiert.
Weitere Möglichkeiten, die eine eindeutige Schuldzuweisung erschweren, sind:
Insgesamt gibt es also zahlreiche Ursachen, warum eine E-Mail nicht dahin kommt, wo sie hingehört.Schlecht eingerichtete Mailserver sind zwar sehr schlimm und kommen sogar bei großen Betreibern vor. Aber darauf trifft man glücklicherweise nicht häufig.