Bankzugang: (Sammel-Lastschriften/Überweisungen übertragen

Aus Mitgliedsbeiträgen, Anmeldung bei kostenpflichtigen Veranstaltungen und Online-Shop-Einkäufen entstehen automatisch Rechnungen.
Wenn im Mitgliedsprofil bzw. bei der Bezahlung eine Bezahlung “per Bankeinzug” gewählt wird, dann wird die Rechnung als Bankeinzug in die Kasse eingestellt.

In VereinsDesk kann der Schatzmeister anschließend Sie SEPA-Lastschriften und SEPA-Überweisungen ausführen:

Sie können über zwei alternative Methoden auf Ihre Bankkonten zugreifen und die (Sammel-)Lastschriften/Überweisungen übertragen:

  • online per HBCI (die Daten werden direkt aus VereinsDesk an Ihre Bank übertragen)
  • per Banking-Programm / Bank-Webseite (über die SEPA-XML-Exportdatei aus VereinsDesk)

Alternative 1: Zugriff online per HBCI

einmalige Vorbereitung

1. Sie benötigen eine Gläubiger-ID. Diese können Sie hier beantragen: https://extranet.bundesbank.de/scp/

2. Tragen Sie die Gläubiger-ID hier ein:
Administration > Optionen, Register “Allgemein”, Abschnitt “SEPA-Daten”, Feld “Gläubiger-ID”

3. Füllen Sie die Felder “IBAN” und “BIC” (über dem Feld der Gläubiger-ID) auch aus.

4. Jedes Mitglied und Zahler benötigt eine Mandatsreferenz (=ein eindeutiges Identifikationsmerkmal des Lastschriftsmandats, vergleichbar mit der klassischen Einzugsermächtigung). VereinOnline verwendet standardmäßig diese Folge “Mitglieds-ID und Mitgliedname”, dies kann in den Optionen ggf. verändert werden: {#id#}{#nachname#}

5. Pre-Notification: Vor jeder SEPA-Lastschrift muss die sog. Pre-Notification verschickt werden – wir empfehlen, diesen Text auf der Rechnung zu vermerken, dieser Text ist standardmäßig bereits konfiguriert:
Die Forderung von {#summe#} Euro ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat {#mandatsreferenz#} zu der Gläubiger-Identifikationsnummer {#glaeubigerid#} von Ihrem Konto frühestens zum Fälligkeitstag {#faelligkeit#} ein.
Sie können diesen Satz z.B. in dem Feld “Bankeinzug” (unter Administration » Optionen, Register “Kasse”, Abschnitt “Texte auf PDFs”, Feld “Bankeinzug”) anpassen, er erscheint dann nur bei Rechnungen mit Bankeinzug-Einstellung.

6. HBCI-Konfiguration des Kontos und mindestens einmaligen Abruf der Kontodaten durchführen, siehe andere Beschreibung

Durchführung

Zur Übergabe von Lastschriften / Überweisungen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie zur Erstellung der SEPA-Bankeinzüge/Überweisungen auf Kasse > Rechnungen > SEPA-ÜW/Einzug.
  2. Klicken Sie auf den Button “Online-Ausführung (HBCI)”.
  3. Wählen Sie ggf. das Bankkonto aus.
  4. Geben Sie Ihre PIN ein und starten Sie die Übertragung.
  5. Sobald Sie dazu aufgefordert werden, geben Sie die TAN ein (hierfür haben Sie max. 5 Minuten Zeit).
  6. Nach dem erfolgreichen Abschluss werden die Buchungen automatisch auf den Status “in Bezahlung” geändert.

Alternative 2: Zugriff per Banking-Software

einmalige Vorbereitung

1. Sie benötigen eine Gläubiger-ID. Diese können Sie hier beantragen: https://extranet.bundesbank.de/scp/

2. Tragen Sie die Gläubiger-ID hier ein:
Administration > Optionen, Register “Allgemein”, Abschnitt “SEPA-Daten”, Feld “Gläubiger-ID”

3. Füllen Sie die Felder “IBAN” und “BIC” (über dem Feld der Gläubiger-ID) auch aus.

4. Jedes Mitglied und Zahler benötigt eine Mandatsreferenz (=ein eindeutiges Identifikationsmerkmal des Lastschriftsmandats, vergleichbar mit der klassischen Einzugsermächtigung). VereinOnline verwendet standardmäßig diese Folge “Mitglieds-ID und Mitgliedname”, dies kann in den Optionen ggf. verändert werden: {#id#}{#nachname#}

5. Pre-Notification: Vor jeder SEPA-Lastschrift muss die sog. Pre-Notification verschickt werden – wir empfehlen, diesen Text auf der Rechnung zu vermerken, dieser Text ist standardmäßig bereits konfiguriert:
Die Forderung von {#summe#} Euro ziehen wir mit der SEPA-Lastschrift zum Mandat {#mandatsreferenz#} zu der Gläubiger-Identifikationsnummer {#glaeubigerid#} von Ihrem Konto frühestens zum Fälligkeitstag {#faelligkeit#} ein.
Sie können diesen Satz z.B. in dem Feld “Bankeinzug” (unter Administration » Optionen, Register “Kasse”, Abschnitt “Texte auf PDFs”, Feld “Bankeinzug”) anpassen, er erscheint dann nur bei Rechnungen mit Bankeinzug-Einstellung.

Durchführung

Zur Übergabe von Lastschriften / Überweisungen gehen Sie wie folgt vor:

  1. Klicken Sie zur Erstellung der SEPA-Bankeinzüge/Überweisungen auf Kasse > Rechnungen > SEPA-ÜW/Einzug.
  2. Klicken Sie auf den Button “Export-SEPA-Datei”.
  3. Klicken Sie auf den Button “Export-SEPA-Datei” und dann die Auswahl “SEPA.xml PAIN-Format (offizielles SEPA-Format)”.
  4. Übertragen Sie diese Datei an Ihre Bank
    Geeignet sind u.a. folgende Programme:
  5. Stellen Sie nach der erfolgreichen Übergabe an die Bank die beteiligten Buchungen über nachfolgenden Button auf ‘in Bezahlung’.
    Dies ist wichtig aus zwei Gründen:
    – Die Buchungen sollen bei der nächsten Übertragung der offenen Buchungen nicht erneut übertragen werden.
    – Die Buchungen sollen später über den Kontoauszug als Sammel-Transaktion leicht der Gesamtsumme zuordenbar sein.