Ein Postfach ist kein dauerhaft sicherer Aufbewahrungsort für alte E-Mails. Wer dort alles einfach liegen lässt, riskiert ein volles, unübersichtliches Postfach und im schlimmsten Fall den Verlust wichtiger Nachrichten.
Sicherung direkt aus dem CIDNET-Webmail #
Um E-Mails direkt aus dem Webmail zu sichern, um sie dann vielleicht später in einem E-Mail-Programm zu importieren, bitte folgende Vorgehensweise durchführen:
- Ins Webmail via www.cidnet.de einloggen.
- In den E-Mail-Ordner reingehen, worin sich die zu sichernden E-Mails befinden.
- E-Mails markieren
- Rechts oben auf „Mehr“ klicken.
- Danach „Herunterladen“ auswählen,
- anschließend das Format der Download-Datei auswählen.
Mbox-Format bedeutet, die E-Mails befinden sich in einer einzigen Datei, die von einem geeigneten E-Mail-Programm importiert werden kann.
Maildir-Format bedeutet, dass jede Mail als eigene Datei im eml-Format zur Verfügung gestellt wird.
Beide Formate sind Internetstandards und werden von gängigen E-Mail-Programmen für den Import unterstützt. Notfalls können die Dateien mit einem Text-Editor geöffnet und gelesen werden.
Was ist mit Archivierung gemeint? #
Ein E-Mail-Postfach oder ein Export aus dem E-Mail-Programm (auch Download aus Webmail) ist in der Regel kein anerkanntes bzw. revisionssicheres Archiv.
Ein E-Mail-Postfach dient vor allem der Kommunikation und laufenden Ablage. Für aufbewahrungspflichtige elektronische Unterlagen verlangen die GoBD dagegen, dass sie über die gesamte Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar, maschinell auswertbar und unveränderbar erhalten bleiben. Außerdem muss die Aufbewahrung nachvollziehbar sein und durch eine Verfahrensdokumentation abgesichert werden. Ein bloßes Postfach oder ein einzelner Download erfüllt diese Anforderungen regelmäßig nicht: E-Mails können gelöscht, verschoben oder verändert werden, und eine Export-Datei ist nur eine Momentaufnahme ohne laufende Kontrolle von Vollständigkeit, Integrität und Prüfpfad. Solche Downloads sollten daher nur für den privaten Gebrauch als Sicherungskopie genutzt werden, nicht als rechtssicheres Archiv.
Privatperson #
Für Privatpersonen gibt es in Deutschland grundsätzlich keine allgemeine Archivierungspflicht wie im geschäftlichen Bereich.
Archivierungswürdig ist privat vor allem das, was Identität, Eigentum, Ansprüche oder Altersvorsorge belegt: zum Beispiel Urkunden, Zeugnisse, Renten- und Sozialversicherungsnachweise, wichtige Steuerunterlagen, Verträge, Versicherungsunterlagen, Immobilienunterlagen und Belege zu größeren Anschaffungen. Bei E-Mails sind insbesondere solche Nachrichten aufhebenswert, die als Nachweis dienen, etwa Bestell- und Kündigungsbestätigungen, Garantieunterlagen, Reisebuchungen, Konto- oder Vertragskorrespondenz sowie Nachrichten zu Rechts- oder Gewährleistungsfragen.
Wer allerdings selbstständig ist oder steuerlich in einer unternehmerischen Rolle handelt, fällt insoweit nicht mehr in diesen rein privaten Bereich.
Verein / Firma #
Bei Vereinen und Firmen ist alles archivierungswürdig, was für Buchführung, Besteuerung, Geschäftsvorfälle oder deren Prüfung relevant ist.
Dazu gehören insbesondere E-Mails mit Rechnungen, Buchungsbelegen, Verträgen, Angeboten, Auftragsbestätigungen, steuerlich relevanten Anhängen sowie empfangene und abgesandte Handels- oder Geschäftsbriefe. Auch Unterlagen, die zum Verständnis und zur Prüfung dieser Vorgänge erforderlich sind, können aufbewahrungspflichtig sein. Welche E-Mails im Einzelfall archiviert werden müssen, hängt also nicht daran, ob sie „wichtig wirken“, sondern daran, ob sie einen Geschäfts-, Vereins- oder Steuervorgang dokumentieren oder belegen. Für solche Unterlagen gelten je nach Dokumentart gesetzliche Aufbewahrungsfristen von 6, 8 oder 10 Jahren.
Eine Übersicht einiger wichtiger gesetzlicher Aufbewahrungsfristen und mehr Hintergrund zur Rolle eines E-Mail-Postfach: Größe/Kapazität E-Mail-Postfach